Por Wanderson Melo
Diariamente, principalmente no momento em que estamos, é preciso redigir e-mail no contexto corporativo. Por isso, seguem algumas dicas para melhorar a redação desse gênero textual.
Primeiramente, é importante pensar no assunto a ser indicado. Ele deve resumir as informações abordadas no texto. De acordo com alguns manuais, o assunto deve ser composto de substantivos e de poucos adjetivos. Além disso, deve-se evitar caixa-alta e exclamações. Em vez de escrever urgente!!, indique o motivo da urgência. Por fim, não me custa repetir: apresente no assunto o resumo da comunicação.
Após o assunto, é a hora de pensar no vocativo correto. Por mais que haja grau de intimidade entre o emissor e o destinatário, é importante que se usem os vocativos Senhor + cargo (em nível mais formal) ou Prezado + nome (em contexto de menor formalidade). Muito importante: não se esqueça do uso da vírgula junto ao vocativo. Ainda no vocativo, é imprescindível atentar que, mesmo se for mais de um destinatário, não se deve usar a forma plural (Senhores Coordenadores), já que a comunicação chega a cada pessoa de modo individual (e não em grupo).
Outro aspecto a ser observado ainda no início do e-mail é que não cabe o uso de expressões como “tudo bem”, “como vai”. O assunto tratado nessa correspondência tem cunho institucional apenas.
Outro ponto que sempre me perguntam é sobre o uso de primeira pessoa. Diferentemente do que muitos pensam, ela não fere a impessoalidade. Tratar de temas que não sejam de interesse institucional ou usar expressões que evidenciem gostos pessoais (e não corporativos) é que viola o princípio da impessoalidade. Quanto ao uso da primeira pessoa do plural, deve-se preferir essa forma apenas se houver mais de signatário. Caso seja apenas um, use a primeira pessoa do singular (ou a terceira do singular).
No corpo do texto, é imprescindível primar pela objetividade e pela concisão. Por isso, devem ser evitadas as formas “venho por meio deste informar que o evento ocorrerá”, “apraz-me escrever este e-mail para avisar que o evento ocorrerá”, etc. Deve-se ir direto ao ponto: Informo que o evento ocorrerá […]. Ou ainda: O evento ocorrerá […].
Além disso, caso o e-mail seja de resposta, deve-se fazer referência à correspondência anterior. Por exemplo: Em atenção ao pedido de Vossa Senhoria acerca da reserva de hotéis, informo que […].
Ainda, em respeito também à objetividade, deve-se evitar apresentar ideias que não se refiram propriamente ao tema da correspondência. Uma das características do e-mail é a possibilidade de resolução de questões de maneira mais rápida, mais ágil.
Por fim, o fecho, em ambiente corporativo, deve ser atenciosamente (se o interlocutor possuir a mesma ou inferior hierarquia), respeitosamente (se o interlocutor for de hierarquia superior) ou cordialmente (quando há menor grau de formalidade na comunicação). Destaco que esta última possibilidade é opção não registrada em todos os manuais de redação. No entanto, considero-a apropriada para, como eu disse, evidenciar menor grau de formalidade entre o redator e o leitor.
Até a próxima semana, minha gente crocante!